Snel ontwikkelen naar een MVP die direct bruikbaar is
Aanleiding
Gemeenten hebben dagelijks contact met ondernemers, organisaties en samenwerkingspartners. Deze contacten vinden plaats via e-mail, telefoon, gesprekken en overleggen, vaak verspreid over meerdere afdelingen. In de praktijk werden deze contactmomenten vastgelegd in losse systemen, mailboxen of persoonlijke overzichten. Hierdoor ontbrak een integraal klantbeeld en was kennis overdracht tussen collega’s lastig.
De behoefte ontstond aan één centraal, gemeentebreed CRM-systeem waarin contactmomenten, bedrijfsgegevens en acties samenkomen. Vanuit deze behoefte is de CRM PowerApp ontwikkeld: een laagdrempelige, veilige en uitbreidbare CRM-oplossing binnen de Microsoft 365-omgeving.
Doel
Het doel van de CRM PowerApp is om gemeenten te ondersteunen bij:
- het vastleggen van alle contactmomenten met bedrijven en organisaties
- het opbouwen van één actueel en gedeeld klantbeeld
- het structureren van opvolging via taken en acties
- het verbeteren van samenwerking tussen afdelingen
De app helpt medewerkers om klantinformatie eenduidig vast te leggen en voorkomt dat belangrijke kennis persoonsafhankelijk wordt.
Aanpak en werkwijze
De CRM PowerApp is ontwikkeld volgens een praktijkgerichte MVP-aanpak. Eerst is een kernset functionaliteiten gerealiseerd waarmee gebruikers direct aan de slag konden. Op basis van gebruikservaringen en feedback is de applicatie vervolgens iteratief uitgebreid.
Belangrijke uitgangspunten:
- Eén waarheid voor klant- en contactinformatie
- Gebruiksvriendelijkheid voor dagelijks gebruik
- Flexibele inrichting zonder zware maatwerktrajecten
- Volledig binnen Microsoft 365 en Dataverse
Hierdoor sluit de oplossing goed aan op bestaande werkprocessen en IT-kaders binnen gemeenten
Functionaliteiten
Contactmomenten
De kern van de CRM PowerApp bestaat uit het vastleggen van contactmomenten. Per bedrijf of contactpersoon wordt een tijdlijn opgebouwd waarin alle interacties zichtbaar zijn. Medewerkers kunnen eenvoudig nieuwe contactmomenten registreren, voorzien van type, datum, behandelaar en inhoud. Open en afgeronde contactmomenten zijn direct inzichtelijk, wat zorgt voor continuïteit en transparantie in het klantcontact.
Accounts (bedrijven)
Bedrijven en organisaties worden vastgelegd als accounts. Per account zijn bedrijfs- en adresgegevens beschikbaar en gekoppeld aan contactmomenten, taken en contactpersonen. Wanneer een organisatie meerdere vestigingen heeft, kan dit duidelijk worden vastgelegd binnen de accountstructuur. Zo ontstaat één overzicht per organisatie, ongeacht het aantal betrokken afdelingen.
Contactpersonen
Binnen een account kunnen één of meerdere contactpersonen worden vastgelegd. Een contactpersoon kan aan meerdere bedrijven gekoppeld zijn, bijvoorbeeld bij samenwerkingsverbanden. Dit maakt het mogelijk om relaties en netwerken inzichtelijk te houden en contactmomenten altijd aan de juiste personen te koppelen.
Taken en opvolging
Naast contactmomenten ondersteunt de CRM PowerApp het vastleggen van taken. Hiermee kunnen afspraken, terugbelverzoeken of acties eenvoudig worden toegewezen en opgevolgd. Taken zorgen ervoor dat vervolgacties niet blijven liggen en maken verantwoordelijkheid expliciet binnen het team.
Beheer en standaardlijsten
Voor beheerders biedt de app mogelijkheden om standaardlijsten te beheren, zoals gebieden en labels. Dit zorgt voor uniforme registratie en maakt rapportages en analyses beter mogelijk. Door centrale inrichting blijft de datakwaliteit geborgd en is de applicatie eenvoudig aanpasbaar aan nieuwe beleids- of organisatievragen.
Technische architectuur
De CRM PowerApp is volledig gerealiseerd binnen de eigen Microsoft 365-tenant van de gemeente.
- Platform: Microsoft Power Apps
- Dataopslag: Microsoft Dataverse
- Toegang: Microsoft 365-autorisaties
- Power Apps Premium licentie is benodigd voor de gebruiker om de app te kunnen gebruiken.
Deze architectuur biedt een solide basis voor veiligheid, schaalbaarheid en toekomstige integraties.
Kosten
De PowerApp is (binnenkort) gratis te downloaden via de Github van Gooise Meren.
Meer informatie
Neem voor meer informatie contact op met Mark Mulder – Informatiemanager Gooise Meren.
Geef een reactie