Van schets tot oplossing in 3 maanden
Aanleiding
Sinds de start van de oorlog in Oekraïne is de noodzaak voor snelle, veilige en overzichtelijke opvang van ontheemden groot. Nederlandse gemeenten organiseerden in korte tijd opvanglocaties voor een grote groep vluchtelingen, verspreid over hotelkamers, sporthallen, vakantiehuisjes en leegstaande panden .
Deze locaties vragen dagelijkse registratie van bewoners, bezettingsoverzichten en nauwkeurige overdracht tussen medewerkers. Daarbij was geen centrale digitale oplossing beschikbaar, wat leidde tot versnipperde informatie, administratieve last en risico’s voor gegevensbeheer. Vanuit die praktijkvraag is de Opvanglocaties PowerApp ontwikkeld.
Doel
De Opvanglocaties PowerApp ondersteunt gemeenten én opvangteams bij het:
- efficiënt beheren van bewoners en bezetting
- vastleggen van acties, notities en statusinformatie per persoon
- centraal ontsluiten van informatie over locaties
- veilig en AVG-proof registreren van gegevens
De app helpt medewerkers sneller en correct te werken, verhoogt de informatiekwaliteit en zorgt voor een actueel, integraal overzicht van opvangactiviteiten.
Aanpak en werkwijze
Het project is gestart als een Minimum Viable Product (MVP) met directe betrokkenheid van gebruikers — locatiemanagers, uitvoerend personeel en beheerders. Vanuit de dagelijkse praktijk zijn functionele requirements verzameld en vertaald naar concrete Power App-functionaliteit. Deze iteratieve aanpak (bouwen — testen — verbeteren) gebeurt dicht op de werkvloer waardoor het resultaat goed aansluit op het werkproces.
Belangrijke uitgangspunten:
- Procesgedreven ontwikkeling: functionaliteit volgt werkpraktijk, niet andersom
- Gebruiksvriendelijkheid: intuïtieve interface voor verschillende gebruikers
- Privacy en informatiebeveiliging: technische borging binnen Microsoft 365
- Beheerbaarheid: eenvoudig onderhoud en toekomstige uitbreidingen
Functionaliteiten
1. Bewoners- en caseloadbeheer
De Opvanglocaties PowerApp biedt één centraal overzicht van alle bewoners binnen een opvanglocatie. Medewerkers zien per bewoner wie de caseloadhouder is, waar iemand verblijft en wat de actuele status is. Door uitgebreide filter- en sorteeropties kan snel worden geschakeld tussen eigen caseload, volledige locatie of specifieke doelgroepen (bijvoorbeeld op leeftijd, gender of snijverlies). Het overdragen van een caseload aan een collega is eenvoudig en voorkomt informatieverlies bij wisselingen in personeel of diensten.
2. Persoonsdossier
Voor iedere bewoner is een volledig persoonsdossier beschikbaar waarin alle relevante informatie samenkomt. Dit dossier bevat personalia, locatiegegevens, gezinssamenstelling en gekoppelde acties. Daarnaast kunnen medewerkers notities vastleggen en documenten toevoegen, zoals afspraken of waarschuwingen. Zo ontstaat één betrouwbaar en actueel dossier per bewoner, dat de continuïteit van begeleiding ondersteunt en losse registraties vervangt.
3. Taken en acties
Binnen de app kunnen taken en acties worden aangemaakt, gekoppeld aan een bewoner, kamer of locatie. Elke actie heeft een deadline, type en één of meerdere behandelaren. In de actielijst is duidelijk zichtbaar welke acties openstaan en welke zijn afgerond. Door uitgebreide filtermogelijkheden houden medewerkers overzicht en kunnen zij gericht prioriteren. Dit helpt om afspraken na te komen en verantwoordelijkheden helder te beleggen.
4. Notities en documentbeheer
De PowerApp maakt het mogelijk om gestructureerde notities vast te leggen per bewoner. Notities worden voorzien van een type en onderwerp, zodat informatie snel terug te vinden is. Daarnaast kunnen documenten worden opgeslagen in het dossier.
5. Bezettingsoverzicht
Het bezettingsoverzicht geeft realtime inzicht in de beschikbare en bezette kamers per locatie. Medewerkers zien in één oogopslag waar capaciteit beschikbaar is en waar knelpunten ontstaan. Ook wordt de totale capaciteit afgezet tegen de actuele bezetting. Dit overzicht ondersteunt dagelijkse operationele beslissingen, zoals het plaatsen of verplaatsen van bewoners, en helpt bij het plannen op locatie- en managementniveau.
6. Beheer en standaardlijsten
Voor beheerders bevat de app beheerfunctionaliteiten. Zij kunnen standaardlijsten onderhouden, zoals huisartsen, apotheken en scholen, en kamers en capaciteit aanpassen per locatie. Daarnaast biedt de app logging, zodat inzichtelijk is wie welke dossiers heeft ingezien. Dit ondersteunt zowel informatiebeveiliging als verantwoording en maakt de applicatie geschikt voor professioneel en gecontroleerd gebruik.
Technische architectuur
De applicatie is gerealiseerd binnen het Microsoft Power Platform, met de volgende componenten:
- Power Apps: interface voor gebruikers
- Dataverse*: opslag van data (*wordt momenteel omgebouwd van SharePoint Lists naar Dataverse – Januari 2026)
- Microsoft 365 groepen: Voor autorisatie en toegangsbeheer
- Power Apps Premium licentie is benodigd voor de gebruiker om de app te kunnen gebruiken.
Deze architectuur maakt de oplossing schaalbaar, veilig en eenvoudig aanpasbaar aan veranderende behoeften.
Kosten
De PowerApp is gratis te downloaden via de Github van Gooise Meren.
Meer informatie
Neem voor meer informatie contact op met Mark Mulder – Informatiemanager Gooise Meren.
Artikelen over de PowerApp:
Ontwikkelaar
I-Experts over de PowerApp
Ontdek hoe Gooise Meren de registratie van vluchtelingen heeft gedigitaliseerd met een veilige en flexibele PowerApp-oplossing.
PowerApp in de etalage bij de VNG praktijkvoorbeelden.
Deze PowerApp helpt gemeenten om snel, zorgvuldig en AVG-proof opvanglocaties te organiseren. Gebouwd in korte tijd, met blijvende impact.
Geef een reactie